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中央研究院資訊服務處通訊
中央研究院資訊服務處發行
2018年第12期   民國107年12月13日
資訊服務處祝您 豬年行大運 萬事皆順心

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108年推廣課程公告

2019年第一季為Offfice系列課程, 1 月份先辦理Excel VBA課程,請踴躍報名。

中央研究院資訊服務處 資訊訓練與推廣服務
Email:mailto:train@gate.sinica.edu.tw
Tel:2789-9866

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中央研究院各類職務年度課程相關時數規定一覽表

 因應本院各類職務每年應接受相關課程時數規定,本處特提供本院數位學習專區相關對應課程,俾便同仁下載檔案連結前前往閱讀。

檔案下載:中央研究院各類職務年度課程相關時數規定一覽表.pdf

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中研院家戶公務連網服務(光世代)將於今(107)年12月31日終止

 本院所提供家戶公務連網服務(光世代)將於今(107)年12/31終止,屆時若需以院外網路使用院內各項資源及行政系統,將由VPN服務替代。相關公告及說明詳見說明網頁(https://its.sinica.edu.tw/site/datas/detail/1799/37/136/125/152)。

請您協助配合以下事項:

  1. 如之後仍有連網需求,請於服務終止前辦理其他固網業者提供之連網服務。各家固網業者方案,可參閱各業者網頁或本處公告頁面。
  2. 欲以院外網路使用院內各項資源及行政系統,請使用VPN服務。
  3. 若您未使用或申請本院之家戶公務連網服務,請通知本處服務台,謝謝。

 若您有本服務相關問題或建議,請利用本處電子服務台(https://8855.sinica.edu.tw/)洽詢,謝謝。

 服務台電話:(02)2789-8855

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本院數位學習專區11~12月最新上線資訊公告

 本院數位學習專區已於8月13日正式上線,專區內包含學術倫理、環境教育、廉政倫理、資訊安全、實驗室安全、軟體操作等數位課程,11~12月最新上線的數位學習如下所示:

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資安通報
 資安通報資訊,主要根據「國家資通安全會報技術服務中心」所發布的資安消息而來,舉凡病毒漏洞、弱點檢測、微軟資安等均為通報的主要內容,近期值得同仁關注的資安通報如下,請使用者留意,並儘速更新相關程式及軟體。
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院網「影音服務」近期新增影片

 本院網路影音服務,內容涵蓋知識饗宴、各類講座、院士會議、學術論壇、活動紀錄、科普演講等精彩影片,採不定期方式新增上網,歡迎有興趣的同仁上網觀看。

 近期新增影片如下:

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本院圖書館近期開放一項資料庫,請多加使用

 以下資料庫開放使用:

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Word Excel貼來貼去的困擾(Part-2)

 繼2018/10月號ITs電子報提到Word表格貼入Excel中,出現儲存格紊亂的狀況,我們學到可以在Excel利用分段(Ctrl+J)進行後續整理,今天再繼續介紹另一種狀況,Excel表格資料若有套用千分位樣式,貼入Word中會產生甚麼變化呢?

 在Microsoft office應用中,資料於不同軟體之間轉貼來,轉貼去,每每貼上之後,總覺得跟原本的不太一樣,其中有些訣竅,若您了解相關格式,也許貼資料就不會這麼辛苦囉~

⚜情境:
 有份產品數量統計報表在Excel中使用了千分位樣式,為了要套用Word浮水印的功能,所以把整份報表複製後貼到Word中,便發現表格整個錯亂,對齊方式的都不對勁了該怎麼處理呢?

下圖為Excel中的產品數量統計表

在統計表內,「單價」與「金額」欄位使用了「千分位樣式」

 結果將資料複製後貼到Word環境中,「單價」與「金額」欄位的數字對齊產生了變化,主要是因為Excel中「千分位樣式」含有空白字元,但在Excel環境中比較沒有感覺,一旦轉貼到Word就會影響排版,後續文中將會提到【如何改善】與【如何避免】。

 轉貼到Word環境後的數量與金額欄位,數字出現了錯位

 

一、【如何改善】(以下為Word環境):
 在Word環境中,建議養成開啟「顯示/隱藏編輯標記」的習慣,此功能開啟後,可以看到文件中的排版標記,雖然畫面會出現很多灰色的標記讓人覺得很雜亂,但相對的可以讓您看到是文件中有使用了哪些標記。

 按下【常用】索引標籤,【段落】群組中的「顯示/隱藏編輯標記」


 此時,您會看到很多灰色小點,這就是半形空白,是因為在Excel環境中,使用了「千分位樣式」所導致。

當我們知道是甚麼影響排版後,這時就可以找方法來解決,這些空白字元是不需要的,只要利用「尋找/取代」功能,把這些空白字元刪除即可。

 點選【常用】索引標籤,【編輯】群組中的「取代」功能。

 出現「取代」視窗後,按下「更多」按鈕,展開更多選項。

 游標點在「尋找目標」框內,按下「指定方式」按鈕,再點選「空白區域」指令

 「尋找目標」框內會出現代碼「^w」,若您知道代碼,也可以直接用輸入的,或是直接打一個半形空白也可以,「取代為」框內保持甚麼都不輸入,這樣被找到的目標就會被刪除,之後再按下「全部取代」按鈕。

 出現「完成對話框」,一共找到了257筆符合條件的資料,再按下「確定」按鈕。

完成之後,您可以看到下圖,空白字元已經都被刪除了,只要稍微再排版一下,就可以囉。

 先選取單價與金額下方的兩個儲存格,再按下鍵盤【Alt+Shift+Pagedown】,這組快速鍵可以讓您從目前所在位置,往下延伸選取到整欄的最後一筆記錄。

 若表格資料有很多頁,這樣選取是不是比較快呢?

 選取範圍之後,再點選【表格工具】的【版面配置】標籤,再點選【對齊方式】群組中的「置中靠右對齊」。

 這樣,表格大致就比較順了,但我們還要繼續讓邊界稍微小一點,表格大一點,再調整「表格跨頁標題重複」,就完成囉。

 在尺規深色處(如下圖)指示處,左擊兩下滑鼠,開啟「版面設定」視窗(若您的畫面沒有尺規,可以從【檢視】索引標籤內,將「尺規」打勾,就可以看到囉。

 開啟「版面配置」視窗後,將左右邊界都調整為2公分。

 若先畫表格,再調整邊界,有可能讓表格歪一邊(如下圖),所以我們可以利用【調整】的功能讓表格跟視窗一樣寬,這個功能很好用喔,筆者常用到喔!

 只要游標點在表格內,再點選【表格工具】的【版面配置】索引標籤,再點選【儲存格大小】群組中的「自動調整」,按下「自動調整視窗」,這樣表格就會調整到跟視窗一樣寬囉。

 最後,將游標點在表格的標題列上,這個動作很重要,然後按下【表格工具】的【版面配置】索引標籤內的【資料】群組,再點一下「重複標題列」,這樣,只要表格跨頁,標題就會自動重複顯示了,千萬別以手動複製的方式產生標題喔,這樣資料一修改,標題位置就會移動,不是正確的作法。


二、【如何避免】(以下為Excel環境):
 如果您的Excel資料需要使用「千分位樣式」,同時也需要轉貼到Word環境,建議的做法如下:

  1. 選取範圍後,點選【常用】索引標籤【數值】啟動器。

     

  2. 開啟【儲存格格式】視窗後,點選【自訂】,再右側類型中,自行輸入「#,##0」,如此便不會再產生這麼多空白字元囉,也不用再花時間做取代動作了。

 Office中還有很多格式變化,等待您來探討。

 範例下載:點我下載範例

 延續閱讀:

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  創刊日期:74年10月15日
  發行人 :陳伶志
    
  總編輯 :蔡明倫
  編輯小組:葛行慧
    
  網站技術:網頁技術及出版組
  出版日期:民國107年12月13日
    
  服務專線:(02)2789-9866
  E-mail:publish@gate.sinica.edu.tw


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