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中央研究院資訊服務處通訊
中央研究院資訊服務處發行
2018年第1期   民國107年1月4日
資訊服務處祝您 狗年行大運 萬事皆順心
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1/1日起資訊服務處處長一職由陳伶志研究員擔任
 本院資訊科學研究所研究員陳伶志先生自107年1月1日起兼任資訊服務處處長。
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107年資訊處推廣課程公告
 

※特別提醒:填寫報名表登記課程並非報名成功,請於開課前一週收到錄取通知信件為主。

月份

上課日期

課程名稱

建議對象

地點
Office
應用月
1-3月
2018/01/09(二)
2018/01/16(二)
14:00-17:00
Power Bi Desktop互動式圖表 1.對Excel有基礎認知者
2.想要針對資料進行動態圖表分析者
人文館
遠距會議室
2018/02/02(五)
2018/02/07(三)
14:00-17:00
KeyNote簡報設計與改造
(尚未開放報名)
1.對Keynote有興趣者
2.經常需要編修簡報者(課程會引導改造的技巧)
人文館
遠距會議室
2018/03/26(一)
2018/04/02(一)
14:00-17:00
利用Access建立個人化資料查詢系統
(尚未開放報名)
熟悉資料庫資料表建立
並希望強化資料庫自動化查詢作業者
人文館
遠距會議室
R月
4月
2018/04/13(五)
09:30-17:00
R語言從零開始
(尚未開放報名)
對R語言完全沒有基礎的初學者或有興趣者 人文館
遠距會議室
2018/04/20(五)
09:30-17:00
R語言資料處理與統計分析
(尚未開放報名)
已會R語言,有修過機率論及統計學者為佳 人文館
遠距會議室
2018/04/27(五)
09:30-17:00
R語言資料探勘
(尚未開放報名)
必須已經會使用R語言者 人文館
遠距會議室
Python月
5月
2018/05/08(二)
14:00-17:00
LibreOffice Draw 繪製流程圖
(尚未開放報名)
有需要繪製各種圖形者 人文館
遠距會議室
2018/05/14(一)
09:30-17:00
Python-基礎入門
(尚未開放報名)
對Python程式語言有興趣者 人文館
遠距會議室
2018/05/23(三)
09:30-17:00
Python-資料處理&分析
(尚未開放報名)
建議俱備任一程式語言的設計邏輯概念者為佳 人文館
遠距會議室
2018/05/29(二)
09:30-17:00
Python-網路爬蟲
(尚未開放報名)
建議俱備任一程式語言的設計邏輯概念者為佳 人文館
遠距會議室
Office
應用月
6-8月
2018/06/08
14:00-17:00
優化你的排版技巧
(尚未開放報名)
想學習正確使用Word進行排版技巧者 人文館
遠距會議室
2018/08/20
2018/08/30
14:00-17:00
利用函數展現化繁為簡的超能力
(尚未開放報名)
須具備Excel基礎認知者 人文館
遠距會議室
MATLAB月
9月
2018/09/04
2018/09/11
14:00-17:00
MATLAB進階程式
(尚未開放報名)
要有MATLAB基礎能力者 人文館
遠距會議室
2018/09/20
14:00-17:00
MATLAB於影像處理的應用 ( 影像處理 (包含機器學習/ 深度學習) )
(尚未開放報名)
要有MATLAB基礎能力者 人文館
遠距會議室

❀推廣課程聯絡窗口:

中央研究院資訊處 資訊訓練與推廣服務
✉ train@sinica.edu.tw
☎ 02-2789 8863

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資安通報
 資安通報資訊,主要根據「國家資通安全會報技術服務中心」所發布的資安消息而來,舉凡病毒漏洞、弱點檢測、微軟資安等均為通報的主要內容,近期值得同仁關注的資安通報如下,請使用者留意,並儘速更新相關程式及軟體!
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院網「影音服務」近期新增影片

 本院院網路影音服務,內容涵蓋知識饗宴、各類講座、院士會議、學術論壇、活動紀錄、科普演講等精彩影片,採不定期方式新增上網,歡迎有興趣的同仁上網觀看。

 近期新增影片如下:

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本院圖書館近期開放一項資料庫,請多加使用

 以下資料庫開放使用:

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合併列印系列-1(套印條碼標籤)

 Microsoft Word是辦公室必備的應用軟體之一,除了一些基本功能之外,有兩大區塊筆者認為可以學起來備用,一是長篇文件編輯,其中「樣式的定義」與「多層次清單」是整個文件的主體架構,這一塊要徹底了解並不容易,真正懂得靈活應用的人不多,這區塊待有機會再跟大家分享。而另一塊則今天要討論的合併列印技巧,在工作上,套印文件的使用率非常高,只要文件上有要秀出不同資料的需求,就會需要用到合併列印的功能,但似乎還是很多人選擇一張一張列印,當您學會合併列印,用來套印信件便能省下很多寶貴的時間。

 合併列印的使用非常多元,可以套印識別證、收據、不同收件者的信封、各式各樣的標籤、成績單、通知信件、喜帖等等,我們將介紹一系列印相關操作,藉由不同範例,引導大家來了解多種不同的使用時機。

⚜合併列印的觀念
 不管您是否有使用過合併列印,當您了解合併列印的觀念後便能輕鬆使用此功能。

  1. 首先進行合併列印前,一定要有一份Word「主文件」,這份主文件可以是信封、信件、標籤、目錄等。
  2. 接著,需要一個資料來源,來源可以是Word表格、Excel工作表、Access資料表或是Outlook連絡人清單。
  3. 再利用「主文件」經由合併列印步驟結合資料庫後,即可快速產生一個新的套印信件檔案。

⚜合併列印步驟:

步驟  動作  必要性
啟動合併列印  必要
選取收件者  必要
插入合併欄位  必要
儲存主文件  必要
完成與合併  必要
視情況
處理 
插入規則  視情況
更新標籤  製作標籤一定要更新
儲存套印信件  非必要

⚜情境與需求:
 總務新進了一批設備,要將設備製作成設備條碼標籤,發給員工貼在設備上,須把英文及數字轉換成條碼,再利用合併列印製成標籤。

⚜安裝條碼字型
字型下載處:點我下載
下載條碼字型後,在BarCode.otf檔案上左擊兩下,點選「安裝」即可

⚜開始進行套印步驟
 請先下載範例檔案:點我下載
 開啟「範例-設備領用條碼.docx」檔案,會看到一個1列2欄的表格(如果您的標籤是買來的紙本標籤,後續單元將再介紹標籤套印範例,標籤不一定只能用標籤功能,也可以使用表格來建立標籤)。

Step1:選擇套印類型
 點選「郵件」標籤,「啟動合併列印」按鈕,下拉清單,點選「目錄」。

註:目錄與信件的差異
 選擇【信件】方式進行套印,若頁面上有1列2欄的記錄,則每頁出現1頁2欄,選擇【目錄】方式進行套印,則會將記錄自動延伸填滿整個頁面(如下兩張圖說明)。


Step2:選擇資料來源
 點選「郵件」標籤,「選取收件者」按鈕,下拉清單,選擇「使用現有清單」。

註:下拉清單中的三個細項意思分別為

  • 鍵入新清單:若您沒有記錄來源,可以選擇「鍵入新清單」,但建立出來的清單會是Access *.mdb的檔案類型。
  • 使用現有清單:代表您已經現有資料,可以是Word表格、Excel工作表或是Access資料表等。
  • 從Outlook連絡人選擇:若您有使用Outlook,有建立連絡人資料,亦可拿來當作資料來源,若選擇使用現有清單,就必須找到資料來源,在此以「設備領用清單.xlsx」為例。

 來源為Excel檔案格式,出現選取表格視窗,點選已存在的工作表或範圍名稱,請點選「設備領用$」工作表,再按下「確定」。

 下圖為Excel資料來源的樣貌(Excel檔案不用再單獨開啟它,下圖只是讓您知道來源資料有哪些欄位與記錄)。

Step3:插入合併欄位
 在表格內,各項文字後面插入對應的欄位變數(如下圖所示),點選「郵件」標籤,選擇「插入合併欄位」按鈕(有<<XXXX>>代表欄位變數)。

 選取<<設備辨識碼>>欄位變數,點選「常用」索引標籤,字型,套用「條碼」字型,再將左方儲存格四個欄位內容都複製到右方儲存格。

 以上三個動作便完成了主文件設定,建議您在此時先做「存檔」動作。

Step4:完成與合併
 主文件設定完成後,必須執行「完成與合併」才能帶出所有的記錄,點選「郵件」索引標籤,再點選「完成與合併」,下拉選單選擇「編輯個別文件」。

 再選擇您要列印的範圍,在此點選「全部」再按下「確定」即可產生套印信件。

 完成後的文件您會發現,雖然主文件內為1列2欄,套印信件會自動將記錄延伸,這就是【目錄】的作法,但另一個問題,1列2欄內的欄位變數是一樣的,所以左右兩邊的記錄也是一樣,如果希望右側記錄可以是下一筆記錄,則需回到主文件,增加一個規則。

⚜功能變數與規則應用(必須在主文件檔進行處理)
 功能變數不一定需要,在這裡,為了讓右側儲存格記錄可以跳到下一筆,因此需要插入「Next Record」的規則,插入點的位置很重要,放錯地方記錄會亂掉,請留意須將游標點在第二筆記錄的第一個欄位變數前方,也就是表格右側儲存格<<項目名稱>>的左側,如下圖所示。

 點選「郵件」索引標籤,「規則」「Next Record (下一筆紀錄)。」

 主文件修改之後,要再經過上方Step4的步驟「完成與合併」才能再帶出修正後的所有記錄,如下圖,左右資料已經有接續上下筆記錄了。

 往往在Excel環境中,日期呈現的是年月日,但套印到Word就會變成月日年,修正的方式也很多種,利用功能變數修改簡單又快速,按下鍵盤「Alt+F9」可以切換到功能變數畫面,在{ MERGEFILED 核發日期 }欄位後面加上 「\@ “YYYY-MM-DD”」便可將日期格式變更為年月日,修正後:{ MERGEFILED 核發日期 \@ " YYYY-MM-DD " }。

說明:
\# 為數值性資料格式
\@ 為日期性資料的格式(e小寫、MM大寫)
\* 可接特殊的中文數字表示格式
{“合併欄位” \# NT$#,###.## }  將會顯示NT$12,345.12
{“合併欄位” \* DBNUM1 }  將會顯示一二三四五
{“合併欄位” \* DBNUM2 }  將會顯示壹拾貳萬參仟肆佰伍拾
{“合併欄位” \* DBNUM3 }  將會顯示一萬二千三百四十
{ “合併日期欄位" \@ “e年MM月DD日" } 將顯示 106年12月31日

 完成日期格式變數修改之後,再按下鍵盤「Alt+F9」可以離開檢視功能變數環境,若要預覽套印後的結果,可以點選「郵件」索引標籤,「預覽結果」按鈕。

 最後要輸出結果,記得還是要點選「郵件」標籤,「完成與合併」按鈕,「編輯個別文件」

 選擇「全部」再按下「確定」

 完成套印後的條碼標籤

 其實合併列印並不難,也可以應用得很廣,無論是信件、信封、標籤,或是傳送電子郵件,都可以利用合併列印來完成,您可以下載檔案,跟著操作看看,應該不用半小時,您就可以學會套印的技巧,後續將持續以不同範例來介紹合併列印的功能,待續~

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  創刊日期:74年10月15日
  發行人 :陳伶志
    
  總編輯 :林俊宇
  編輯小組:葛行慧
    
  網站技術:網頁技術及出版組
  出版日期:民國107年1月4日
    
  服務專線:(02)2789-9866
  E-mail:publish@gate.sinica.edu.tw


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