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Trello 使用及介紹
 
推廣科:劉智漢

 最近因為工作上的關係一直在比較各家廠商推出的專案管理工具,無意中看到網路上的「How Trello Uses Trello to Collaborate, Plan, and Communicate as a Team」這篇文章,讓筆者對Trello留下深刻印象,親自試用之後果然如官網所說可以很快上手,手邊的任務都能快速、清楚的整理出來,輕輕鬆鬆變成管理高手再也不是難事。

 Trello 採用看板的管理方式,讓所有工作都集中在一個看板(Board)上,透過任務清單(List)來加以區分不同的任務階段,並將每個工作都用便利貼/卡片(Card)的形式來表現。

 以下就從帳號申請開始,一步步帶領大家進入Trello的奇妙世界。

Trello 帳號申請:

  • 首先進入官方網站:https://trello.com/
  • 點選 Sign Up 按鍵後,就可看到下圖畫面,若您已經有Google帳號,可以直接點選下方:使用Google帳號註冊,直接用Google帳號當作登入帳號;當然,也可以輸入畫面中的資料建立新帳號。
     
  • 註冊完成後,系統會發送一封認證信件至信箱中,如下圖:
     
  • 點選確認地址後,就可以開始啟用Trello提供的服務。

Trello 觀念介紹:
 重新登入Trello之後,就可以看到如下圖的主頁面:
 
 Trello 是非常簡單又好上手的專案管理服務,使用上很直覺,但背後依然有許多值得學習的巧門,底下先介紹Trello的幾個主要概念:

一、團隊:
 「團隊」主要可以讓使用者建立專案內的成員,以便彼此分享訊息、檔案或指派任務。專案常常需要許多人共同完成,因此,在建立看板前,最好先將團隊成員建立起來,以便後續工作任務分派。

 點選建立團隊後,會出現如下圖之對話框,請再次輸入團隊名稱及說明即可。
 

 接下來就可以在團隊的Dashboard中開始加入或邀請團隊人員,以健全團隊。
 

二、看板(Board):
 團隊建立完成後,接下來可以開始建立「看板」。看板是最上層的分類,由專案管理的觀點來看,可以當成是專案資訊。使用者可建立多個 Board 來區分不同專案項目,例如:院區開放活動規劃、BPM企業採購流程劃等等。

 使用者可以在主頁面點選:新建看板,可輸入看版的相關資訊:
 

三、條列 Lists:
 「條列」可以看做是專案的任務清單。可以依據專案的不同階段,建立不同的清單列表。
 

四、卡片 (Card):
 在 List 內可新增多張「卡片」 ,一張卡片可以是一個任務、資料、想法、議題、討論串及圖片,甚至是檔案及投票統計都可以,有點類似生活中的便利貼。卡片介面設計了許多貼心的小提示,例如:留言、檔案及統計數量等等,利用層層收納的分類特性,使管理上更易於清楚呈現所有的項目,而一張卡片盡量用來統整一個「長期而複雜任務」以避免條列中有太多卡片,不容易閱讀。此外,由於任務有不同的階段(List),因此盡量保持「同一項任務的卡片」根據需求隨時移動到不同階段,而非在不同階段製造新的卡片。

  • 凸顯重要工作:
    若要凸顯重要工作,可以利用加入顏色標籤的方式來達成,Trello也可以讓我們自訂各種顏色所代表的意義(顏色標籤),這樣各項工作的重要性就可以一目了然。
  • 讓久未執行的動作較不顯眼:
    可以開啟系統的淡化舊卡片功能,這樣管理者就可以一目了然久未更新的工作,進而看看負責該項工作的人員是否因為遇到問題而未處理。
  • 善用卡片待辦清單,決定卡片是否移動到下個進度:
    在卡片中,可以利用「加入待辦清單」功能,將這個任務在每個進度時必須完成的所有步驟,如果這張任務卡片在此階段的任務尚未完成,那麼就只能停留在此階段的列表中,不可移到下一個階段(LIST),這樣就可以很清楚了解還有哪些事情應該要被執行,也不會遺漏任何該做的事情。
  • 利用空白卡片,建立可複製工作步驟模板:
    由於大任務在不同階段的執行步驟可能會很多,若執行步驟是類似的話,那麼就可以利用 Trello 在「專案基本資料」列表中,建立起空白的任務卡片模板,事先規範好執行這類任務需要的基本進度與待辦清單,日後要執行此任務的團隊成員,只需每年[複製]模板,就能快速產生卡片。當執行幾次後,就可以透過這些基本樣板,快速規劃出每年需重複執行的任務。

結論:
 Trello 看板的管理方式非常直覺,能讓不懂高深管理技巧的人也能快速上手,無怪乎坊間類似的產品如:Tiga、Kanboard、Wekan、Restyaboard、TaskBoard…等都採用類似的介面設計。若能好好利用此類工具,必能提升工作的效率及品質,讓工作更順利進行。

參考資料:
 Trello團隊如何使用Trello?8個專案排程協作重點技巧




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