HOME 回資訊服務處首頁 Login
2018年第1期
簡訊
資訊服務處祝您 狗年行大運 萬事皆順心
1/1日起資訊服務處處長一職由陳伶志研究員擔任
107年資訊處推廣課程公告
資安通報
院網「影音服務」近期新增影片
本院圖書館近期開放一項資料庫,請多加使用
資訊應用
合併列印系列-1(套印條碼標籤)
 
資訊應用 >
上一篇 | 返回電子報
 
合併列印系列-1(套印條碼標籤)
 
推廣科:章美蘭

 Microsoft Word是辦公室必備的應用軟體之一,除了一些基本功能之外,有兩大區塊筆者認為可以學起來備用,一是長篇文件編輯,其中「樣式的定義」與「多層次清單」是整個文件的主體架構,這一塊要徹底了解並不容易,真正懂得靈活應用的人不多,這區塊待有機會再跟大家分享。而另一塊則今天要討論的合併列印技巧,在工作上,套印文件的使用率非常高,只要文件上有要秀出不同資料的需求,就會需要用到合併列印的功能,但似乎還是很多人選擇一張一張列印,當您學會合併列印,用來套印信件便能省下很多寶貴的時間。

 合併列印的使用非常多元,可以套印識別證、收據、不同收件者的信封、各式各樣的標籤、成績單、通知信件、喜帖等等,我們將介紹一系列印相關操作,藉由不同範例,引導大家來了解多種不同的使用時機。

⚜合併列印的觀念
 不管您是否有使用過合併列印,當您了解合併列印的觀念後便能輕鬆使用此功能。

  1. 首先進行合併列印前,一定要有一份Word「主文件」,這份主文件可以是信封、信件、標籤、目錄等。
  2. 接著,需要一個資料來源,來源可以是Word表格、Excel工作表、Access資料表或是Outlook連絡人清單。
  3. 再利用「主文件」經由合併列印步驟結合資料庫後,即可快速產生一個新的套印信件檔案。

⚜合併列印步驟:

步驟  動作  必要性
啟動合併列印  必要
選取收件者  必要
插入合併欄位  必要
儲存主文件  必要
完成與合併  必要
視情況
處理 
插入規則  視情況
更新標籤  製作標籤一定要更新
儲存套印信件  非必要

⚜情境與需求:
 總務新進了一批設備,要將設備製作成設備條碼標籤,發給員工貼在設備上,須把英文及數字轉換成條碼,再利用合併列印製成標籤。

⚜安裝條碼字型
字型下載處:點我下載
下載條碼字型後,在BarCode.otf檔案上左擊兩下,點選「安裝」即可

⚜開始進行套印步驟
 請先下載範例檔案:點我下載
 開啟「範例-設備領用條碼.docx」檔案,會看到一個1列2欄的表格(如果您的標籤是買來的紙本標籤,後續單元將再介紹標籤套印範例,標籤不一定只能用標籤功能,也可以使用表格來建立標籤)。

Step1:選擇套印類型
 點選「郵件」標籤,「啟動合併列印」按鈕,下拉清單,點選「目錄」。

註:目錄與信件的差異
 選擇【信件】方式進行套印,若頁面上有1列2欄的記錄,則每頁出現1頁2欄,選擇【目錄】方式進行套印,則會將記錄自動延伸填滿整個頁面(如下兩張圖說明)。


Step2:選擇資料來源
 點選「郵件」標籤,「選取收件者」按鈕,下拉清單,選擇「使用現有清單」。

註:下拉清單中的三個細項意思分別為

  • 鍵入新清單:若您沒有記錄來源,可以選擇「鍵入新清單」,但建立出來的清單會是Access *.mdb的檔案類型。
  • 使用現有清單:代表您已經現有資料,可以是Word表格、Excel工作表或是Access資料表等。
  • 從Outlook連絡人選擇:若您有使用Outlook,有建立連絡人資料,亦可拿來當作資料來源,若選擇使用現有清單,就必須找到資料來源,在此以「設備領用清單.xlsx」為例。

 來源為Excel檔案格式,出現選取表格視窗,點選已存在的工作表或範圍名稱,請點選「設備領用$」工作表,再按下「確定」。

 下圖為Excel資料來源的樣貌(Excel檔案不用再單獨開啟它,下圖只是讓您知道來源資料有哪些欄位與記錄)。

Step3:插入合併欄位
 在表格內,各項文字後面插入對應的欄位變數(如下圖所示),點選「郵件」標籤,選擇「插入合併欄位」按鈕(有<<XXXX>>代表欄位變數)。

 選取<<設備辨識碼>>欄位變數,點選「常用」索引標籤,字型,套用「條碼」字型,再將左方儲存格四個欄位內容都複製到右方儲存格。

 以上三個動作便完成了主文件設定,建議您在此時先做「存檔」動作。

Step4:完成與合併
 主文件設定完成後,必須執行「完成與合併」才能帶出所有的記錄,點選「郵件」索引標籤,再點選「完成與合併」,下拉選單選擇「編輯個別文件」。

 再選擇您要列印的範圍,在此點選「全部」再按下「確定」即可產生套印信件。

 完成後的文件您會發現,雖然主文件內為1列2欄,套印信件會自動將記錄延伸,這就是【目錄】的作法,但另一個問題,1列2欄內的欄位變數是一樣的,所以左右兩邊的記錄也是一樣,如果希望右側記錄可以是下一筆記錄,則需回到主文件,增加一個規則。

⚜功能變數與規則應用(必須在主文件檔進行處理)
 功能變數不一定需要,在這裡,為了讓右側儲存格記錄可以跳到下一筆,因此需要插入「Next Record」的規則,插入點的位置很重要,放錯地方記錄會亂掉,請留意須將游標點在第二筆記錄的第一個欄位變數前方,也就是表格右側儲存格<<項目名稱>>的左側,如下圖所示。

 點選「郵件」索引標籤,「規則」「Next Record (下一筆紀錄)。」

 主文件修改之後,要再經過上方Step4的步驟「完成與合併」才能再帶出修正後的所有記錄,如下圖,左右資料已經有接續上下筆記錄了。

 往往在Excel環境中,日期呈現的是年月日,但套印到Word就會變成月日年,修正的方式也很多種,利用功能變數修改簡單又快速,按下鍵盤「Alt+F9」可以切換到功能變數畫面,在{ MERGEFILED 核發日期 }欄位後面加上 「\@ “YYYY-MM-DD”」便可將日期格式變更為年月日,修正後:{ MERGEFILED 核發日期 \@ " YYYY-MM-DD " }。

說明:
\# 為數值性資料格式
\@ 為日期性資料的格式(e小寫、MM大寫)
\* 可接特殊的中文數字表示格式
{“合併欄位” \# NT$#,###.## }  將會顯示NT$12,345.12
{“合併欄位” \* DBNUM1 }  將會顯示一二三四五
{“合併欄位” \* DBNUM2 }  將會顯示壹拾貳萬參仟肆佰伍拾
{“合併欄位” \* DBNUM3 }  將會顯示一萬二千三百四十
{ “合併日期欄位" \@ “e年MM月DD日" } 將顯示 106年12月31日

 完成日期格式變數修改之後,再按下鍵盤「Alt+F9」可以離開檢視功能變數環境,若要預覽套印後的結果,可以點選「郵件」索引標籤,「預覽結果」按鈕。

 最後要輸出結果,記得還是要點選「郵件」標籤,「完成與合併」按鈕,「編輯個別文件」

 選擇「全部」再按下「確定」

 完成套印後的條碼標籤

 其實合併列印並不難,也可以應用得很廣,無論是信件、信封、標籤,或是傳送電子郵件,都可以利用合併列印來完成,您可以下載檔案,跟著操作看看,應該不用半小時,您就可以學會套印的技巧,後續將持續以不同範例來介紹合併列印的功能,待續~




上一篇 | 返回電子報
 
 本電子報所有文字、圖片版權為中央研究院所有 。 電子報出版系統由中央研究院資訊服務處開發。