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合併列印系列-2(套印郵件通知)
 
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合併列印系列-2(套印郵件通知)
 
推廣科:章美蘭

 在2018年第1期電子報介紹了合併列印系列-1(套印條碼標籤)之後,這一期再度分享有關合併列印的其它使用技巧。合併列印在工作上的應用很廣,使用者大多會使用合併列印功能來套印信件,但您知道合併列印也能用來寄送郵件嗎?

 前幾天聽到朋友提到,他要寄出約100封的信件,而信件中必須置放收件人的相關訊息,再寄送給收件者,他的做法是一封一封手動寄信,天哪,這需要花多少的時間才能完成,聽到這,給了我分享範例的靈感,決定分享這篇文章給有需要的人。

 今天介紹的合併列印是透過電子郵件方式傳遞,需要使用的軟體有Word、Excel、Outlook。

⚜情境與需求:
 人事將於年底寄送員工的考核通知單,通知單上面必須列出員工的姓名及考績相關資料,為了環保,人事想以電子郵件傳送方式將考核通知寄送給所有員工。

⚜操作的流程:
 需先將Word製作的考核單主文件,再結合Excel所計算的員工考核成績,最後透過Outlook郵寄給員工。

 Word主文件:文件就如同一般編輯方式,將需要的文字或表格打好即可,如下圖所示:

Excel資料來源(須注意下列幾點) :

  1. 第一欄必須是欄位名稱。
  2. 資料內必須要有Word主文件要放置的相關資料欄位。
  3. 因為要透過outlook寄送郵件,因此必須要有一欄是電子郵件地址(當然如果使用outlook聯絡人清單也是可以,但操作方式有點不一樣,未來再使用其它範例介紹)。

 

⚜開始進行套印步驟
請先下載範例檔案:點我下載
開啟「主文件-考核通知單.docx」檔案

Step1:選擇套印類型:
 點選「郵件」標籤,「啟動合併列印」按鈕,下拉清單,點選「電子郵件訊息」。
(因為最後會以電子郵件方式套印,因此再這裡就必須先選擇電子郵件訊息的合併方式)

 

 當選擇套印「電子郵件訊息」後,Word馬上會由「整頁模式」變更為「Web版面配置」模式(因為最後信件寄送出去時,預設會是以html郵件方式寄出)。

Step2:選擇資料來源:
 點選「郵件」標籤,「選取收件者」按鈕,下拉清單,選擇「使用現有清單」。
 註:下拉清單中的三個細項意思分別如下:

  • 鍵入新清單:若您沒有記錄來源,可以選擇「鍵入新清單」,但建立出來的清單會是Access *.mdb的檔案類型。
  • 使用現有清單:代表您已經現有資料,可以是Word表格、Excel工作表或是Access資料表等。
  • 從Outlook連絡人選擇:若您有使用Outlook,有建立連絡人資料,亦可拿來當作資料來源。
    若選擇使用現有清單,就必須找到資料來源,在此以「資料來源-員工考核表.xlsx」為例。


 來源為Excel檔案格式,出現選取表格視窗,點選已存在的工作表或範圍名稱,請點選「考核資料$」工作表,再按下「確定」。

Step3:插入合併欄位:
 在文件中,各個對應的資料下放置對應的欄位變數(如下圖所示)。
 點選「郵件」標籤,選擇「插入合併欄位」按鈕(有<<****>>代表欄位變數)。

 欄位變數放置好後,如下圖所示:

 點選「郵件」標籤,「預覽列印」即可檢視預覽套印後的結果 。

 以上三個步驟完成後,建議先在此時做「存檔」動作。

Step4:完成與合併:
 主文件設定完成後,必須執行「完成與合併」才能套印出所需要的記錄,點選「郵件」索引標籤,再點選「完成與合併」,下拉選單選擇「傳送電子郵件訊息」。

接著,出現「合併到電子郵件」對話視窗。

  • 收件者:使用下拉式清單挑選「電子郵件」欄位
  • 主旨列:輸入郵件所希望顯示的主旨
  • 郵件格式:html (亦可選擇附件傳送)
  • 傳送記錄:選擇您要傳送的範圍,在此點選「全部」再按下「確定」即可將郵件透過Outlook傳送。

PS. 在此筆者提供的範例中,Excel檔案內的電子郵件地址為虛設的,因此建議把記錄第一筆改為您自己的電子郵件地址後再進行測試,傳送紀錄也可以選擇從第1筆到第1筆。


 當合併完成傳送到電子郵件後,打開Outlook寄件備份資料夾,就可以看到寄出的郵件。

 下圖為收件者收到信件的畫面。

 其實合併列印並不難,這次介紹透過合併列印傳送到電子郵件的技巧,在工作上是很實用的,您可以下載檔案跟著操作看看,應該不用半小時,您就可以學會套印的技巧,後續將持續以不同範例來介紹合併列印的功能。~待續~




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