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不要再用空白鍵來排版了
 
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不要再用空白鍵來排版了
 
推廣科:章美蘭

 如果要替這篇文章訂個標題,我只想用「不要再使用空白鍵來排版了」來命名,但是可能會有一堆人回應筆者說:「空白鍵很好用啊!」。就是因為空、空、空很方便,但往往卻帶來更不容易調整的局面。

 在這裡,筆者提出了四種多數使用者會遇到的狀況,也錄製了筆者建議的操作方式供大家參考。有些時候用文字真的很難表達,很佩服一些技術文章的撰寫者,能用文字把功能說明得如此清楚,而這一次,我決定錄下影片,用說得比較快,也希望能達到「微學習」的目的(花3-5分鐘就可以學會一個技巧)。

 大多數的使用者都覺得Word很簡單,不用學,只要會打字就會使用。曾經也有朋友很瞧不起,覺得為什麼還要花時間去學Word,但其實真正懂得正確排版的人並不多。筆者看過的文件,鮮少遇到使用正確觀念來排版,幾乎都靠「空白鍵」來做對齊,整份文件充滿著空白字元。大家在排版上還是習慣土法煉鋼,或許是因為沒有學過正確的排版,所以只要差不多整齊就可以了,往往花了很多時間東調西調,卻不知有更快的方法可以解決。

 Word排版是可以很輕鬆的,只要掌握幾個原理,例如「標記」、「分隔方式」、「定位點」、「尺規」等等,就可以幫助您提升排版技巧喔。

 以下我們使用範例來了解排版的幾個用法。

 範例一:中間有標題,右邊有小標的情況
 您看到下圖中很多灰色點點,就是半形空白,這樣的排版是筆者比較不建議的方式。
 

建議的編排方式:使用定位點的方式

 觀看影片教學001

 範例二:文字寬度的設定
 不是說用空白鍵排版是不對的,但是過多的空白可能會造成排版上的負擔。

 建議的排版方式:使用文字寬度較能控制文字間隔的距離

觀看影片教學002

範例三:尺規的應用
首行縮排:
 通常用於內文,每一段的第一行要空兩個字,大多使用者還是利用空白鍵,建議使用尺規進行對齊比較標準喔。

步驟:

  1. 先選取要排版的文字部分
  2. 按住「尺規」「倒三角形」不放,再按住「Alt」不放,進行拖曳,讓文字編排到想要的位置即可。

註:若沒有看到尺規,可以在「檢視」索引標籤下,顯示「尺規」即可。
註:「Alt」的用意是微調,可以讓尺規刻度更細。

首行凸排:
通常用於項目清單、條款、合約、說明等等。
步驟:

  1. 先選取要排版的文字部分
  2. 按住「尺規」「正三角形」不放,再按住「Alt」不放,進行拖曳,讓文字編排到想要的位置即可。
    註:「Alt」的用意是微調,可以讓尺規刻度更細。

左邊縮排:
通常用於整段文章要往內縮的情況
步驟:

  1. 先選取要排版的文字部分
  2. 按住「尺規」「正方形」不放,再按住「Alt」不放,進行拖曳,讓文字編排到想要的位置即可。

註:「Alt」的用意是微調,可以讓尺規刻度更細。

觀看影片教學003

範例四:清單編號
 清單是Word排版不可缺少的應用,但是很多使用者都會被定位字元給搞瘋了,其實您可以很輕鬆的處理這個階層與標記,請看下方影片教學

觀看影片教學004

希望以上幾個簡單的範例教學能讓您提升排版技巧喔~




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