HOME 回資訊服務處首頁 Login
2018年第10期
簡訊
配合10月27日「院區開放參觀」活動,資訊服務處舉辦多項趣味活動
本院數位學習專區9~10月最新上線資訊公告
107年資訊處推廣訓練課程公告
資安通報
院網「影音服務」近期新增影片
本院圖書館近期開放四項資料庫,請多加使用
資訊應用
Word Excel貼來貼去的困擾(Part-1)
 
資訊應用 >
上一篇 | 返回電子報
 
Word Excel貼來貼去的困擾(Part-1)
 
推廣科:章美蘭

 在使用Office的時候,常常要將Word文件貼到Excel中,或是要將Excel資料貼到Word文件內,每次貼來貼去都貼到一肚子火,怎麼都跟原來的樣子不一樣,跑版跑得這麼嚴重。今天就來跟大家介紹Word貼到Excel中,表格跑版的狀況,或許您也曾經遇到過,我們來看看有什麼方法可以解決,並學些取代的技巧。

⚜情境:
 原本在Word表格中,一個儲存格內都有多行字串,貼到Excel中,卻被分別放置於不同儲存格內,如果希望跟Word一致,該怎麼處理呢?
★這裡有個隱藏版技巧喔❤

Word編輯的資料如下:

 

 複製貼到Excel中,變成一個段落一個儲存格。

 如果您可以使用格線去處理,那只要稍微排版即可,但若您希望能跟Word一樣,維持儲存格內的文字段行效果,那就往下繼續看下去。

⚜操作的流程
 首先,需要把Word的資料處理一下,先將原本儲存格內的分段移掉,取代為一個文件中都沒有使用過的字元,讓分段文字先接起來,再複製到Excel中,再回復原本的分段即可。

步驟1:
 Word中,點選「常用」索引標籤,「編輯」群組中的「取代」工具。

 

 取代視窗開啟後,點選「更多」按鈕。

 

 將游標點在「尋找目標」框框內,再按下「指定方式」按鈕,點選「段落標記」,框內會出現「^p」的代碼。


 
 接著,再將游標放置於「取代為」,這裡很重要喔,很多操作者游標位置不對,尋找取代就會發生錯誤。

 確認您的游標點在「取代為」框框內後,輸入一個文件中都沒有的字元,萬一您的文章內有相關的字元,也會一併跟著被取代喔,在範例中,以「+」為例。

 再仔細檢查「尋找目標」與「取代為」都沒問題後,按下「全部取代」按鈕。

 

 取代的範圍是從您游標所在處往下取代,所以通知視窗除了通知您已經取代的項目之外,會再詢問您是否再搜尋其他範圍,您可以按下「是」,讓系統從頭再找一遍。


 最後會再出現全部完成的視窗,通知取代的筆數,只要按下「確定」即可。

步驟2:
 完成取代之後,儲存格內的段落都消失,並且字串間會出現「+」,這就是我們要的結果,這時可以將資料範圍選取起來,複製後,貼到Excel環境內。

步驟3:
 到了Excel活頁簿中,將複製的資料貼入,這時您會發現,資料跟Word一樣,保持原來的格數,接著,我們只要把分段變回來就可以囉。

影藏版技巧要來囉~
 在Excel中,點選「常用」索引標籤,再點選「編輯」群組中的「取代」按鈕(快速鍵:Ctrl+H)。

 開啟「取代」視窗後,將游標點在「尋找目標」中,輸入先前Word「取代為」中的字元,剛剛輸入的是「+」。

 再來將游標點在「取代為」內,key 鍵盤的按鍵「Ctrl+J」,當您key完之後,看不到任何呈現,也沒有代碼,只要您確認您有敲下鍵盤的ctrl+J,就代表您要取代「分行」了。

 一樣,確認「尋找目標」與「取代為」都正確後,按下「全部取代」按鈕。

 取代之後,出現完成取代視窗,告知取代的筆數。

 完成之後,您會發現,Excel中的呈現方式就回復到跟Word一致囉。

 常常我們資料貼來貼去時,總會有些狀況發生,在Office中的「尋找/取代」功能可以有很進階的應用,這次先以「分行」為例,後續將再舉其他工作上常遇到的案例與大家分享,待續~~




上一篇 | 返回電子報
 
 本電子報所有文字、圖片版權為中央研究院所有 。 電子報出版系統由中央研究院資訊服務處開發。